Cada parte de tu operación, conectada con las demás.

Clientes y CRM

La información del cliente está repartida entre correos, chats y la memoria de cada vendedor.

• Ficha de cliente con contactos, direcciones, categoría y condiciones comerciales.
• Embarcaciones del cliente con sus equipos y componentes (motores, transmisiones, hélices).
• Embudo comercial por etapas, con eventos y tareas asignadas a cada persona.
• Vista de 360°: cotizaciones, órdenes, facturas y saldo del cliente en una sola pantalla.

Resultado: cualquiera de tu equipo sabe qué se le ha cotizado, hecho y cobrado a un cliente.

Requerimientos y cotizaciones

Cada cotización se arma a mano en Excel, con precios que cambian según quién la haga.

• Registro del requerimiento del cliente y su seguimiento hasta la cotización.
• Catálogo de servicios y repuestos con tarifas; las hélices se cotizan por diámetro.
• Una cotización no se autoriza si le falta cliente, moneda, forma de pago, validez o líneas.
• La cotización aprobada se convierte en orden de servicio sin volver a digitar nada.

Resultado: cotizaciones completas y coherentes, y ninguna se pierde entre el sí del cliente y el trabajo.

Órdenes de servicio

Nadie sabe con certeza en qué va cada trabajo ni quién lo está haciendo.

• Orden de servicio con sus líneas de trabajo, job tickets y estado de cada una.
• Asignación de técnicos por línea; el técnico la recibe en su app.
• Remisiones de lo entregado al cliente, ligadas a la orden.
• Formularios técnicos de inspección y diagnóstico, revisados y aprobados desde la oficina.

Resultado: sabes qué está en curso, qué está atrasado y qué falta por facturar.

Facturación, cartera y caja

Se factura tarde, los anticipos se pierden y la cartera se arma a fin de mes en una hoja aparte.

• Factura generada desde la orden de servicio, con lo que el cliente ya pagó por anticipado.
• Recibos de caja para anticipos y pagos de factura; un recibo se anula, no se borra.
• Saldo de cada factura y de cada cliente, siempre calculado por el sistema.
• Tablero de cartera: qué se debe, quién lo debe y desde cuándo.

Resultado: cobras a tiempo porque ves cada saldo pendiente sin armar reportes.

Compras e inventario

Se compra sin aprobación clara y no se sabe qué repuestos hay ni dónde.

• Requisiciones que pasan a órdenes de compra.
• Reglas de aprobación por monto y moneda: cada orden de compra la aprueba quien corresponde.
• Recepción de mercancía, factura del proveedor y costo de importación repartido en lo recibido.
• Bodegas, traslados, kardex e inventario físico.

Resultado: cada compra tiene quien la aprobó, y cada repuesto tiene su existencia y su costo.

Despachos

Los envíos se coordinan por teléfono y nadie encuentra la guía cuando el cliente pregunta.

• Registro del despacho, su transportador y su número de guía.
• Ligado a la orden de servicio del cliente o a la orden de compra del proveedor.
• Numeración propia de despachos.

Resultado: cuando el cliente pregunta por su repuesto, la respuesta está en un clic.

Tableros de gestión

Para saber cómo va el negocio hay que pedir un informe y esperar días.

• Tableros por perfil: dirección, comercial, operaciones, cartera.
• Metas y presupuesto frente a lo real.
• Si un dato no se pudo cargar, el tablero lo dice: nunca muestra un cero que no es.

Resultado: decides con los números del día, no con los del mes pasado.

Monedas y TRM

Cada quien convierte con la tasa que recuerda y los totales nunca cuadran.

• Documentos en peso colombiano, dólar o euro.
• La TRM oficial de Colombia se carga sola cada día como referencia; la tasa con la que se convierte la decide tu empresa.
• Al cambiar la moneda de una cotización, el sistema pregunta a qué tasa convertir.

Resultado: cifras en cualquier moneda que cuadran entre sí.

Formatos con tu marca

Los documentos que recibe el cliente se ven distintos cada vez.

• Formatos impresos y en PDF de cotización, orden de servicio y factura.
• En español o en inglés, a elección al imprimir.
• Tú decides si al cliente se le muestran las referencias de repuesto.

Resultado: cada documento sale igual de profesional, lo haga quien lo haga.

Usuarios, permisos y auditoría

Todos pueden ver y cambiar todo, y cuando algo se daña nadie sabe quién fue.

• Perfiles por área: ventas, operaciones, caja, contabilidad, compras, gerencia.
• Permisos de lectura y escritura por pantalla y por acción.
• Registro de cambios: quién y cuándo; en documentos, dinero y permisos, también el valor anterior.

Resultado: control sin frenar a nadie: cada quien trabaja en lo suyo.